Interlic.md

În contextul pandemiei COVID-19, angajații sunt nevoiți să stea acasă sau să lucreze de la distanță. Deși unele procese de muncă au fost amânate, comunicarea internă trebuie să fie mai prezentă ca niciodată. Iar semnarea anumitor acte este de-a dreptul inevitabilă. Cum pot comunica mai eficient angajatorii cu salariații și care este procedura de semnare a actelor necesare de la distanță?

Pentru a oferi răspunsuri, Agenția de Investiții în parteneriat cu Agenția Internațională de Cooperare a Germaniei (GIZ) și compania juridică ACI Partners au lansat o campanie de informare a mediului de afaceri, în cadrul căreia au organizat un webinar cu subiectul „Provocările în raporturile de muncă în contextul COVID-19”. Ca urmare a evenimentului, organizatorii pun la dispoziție o serie de materiale informative cu soluții practice privind aspectul legal al restructurării relațiilor de muncă în timpul pandemiei, comunicarea dintre angajator și angajați, dar și sugestii pentru pregătirea locurilor de muncă, astfel încât acestea să fie sigure pentru angajați.  

Metode electronice de semnare a actelor:
•    MSign – serviciul guvernamental de semnătură electronică
•    Semnătura mobilă, care poate fi obținută la operatorii de telefonie mobilă
•    Semnătura electronică, care poate fi obținută la Serviciul Tehnologia Informației și Securitatea Cibernetică și la Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe
•    Certificatul de semnătură pentru buletinul de identitate – Agenția Servicii Publice
•    Sisteme interne de semnătură, implementate de angajator
Atenție!
Documentele scanate pe care se aplică semnătura nu sunt documente electronice și nu au valoare juridică.
Documentul electronic este creat și salvat prin intermediul computerului sau altor dispozitive digitale și semnat cu o semnătură electronică.

Avantajele metodelor de comunicare electronică:
•    Posibilitatea de a face cereri, declarații, contracte extrem de eficient, de oriunde și la orice oră
•    Oferă siguranță, pentru că nu e necesară interacțiunea fizică cu alte persoane
•    Posibilitatea de a expedia documentele electronice comod și rapid prin e-mail sau alte mijloace de comunicare electronică
•    Desfășurarea activității de la distanță, economisind timpul personal și resursele companiei
Mijloace alternative de comunicare:
-    Prezentarea actelor pentru semnătură la sediul angajatorului
-    Transmiterea actelor prin poștă – scrisori cu aviz recomandat
-    Prezentarea actelor pentru semnătură la domiciliul salariatului prin curier

Abordări de comunicare ale companiilor internaționale pe timp de pandemie:
•    H. Essers – conducătorii departamentelor discută cu angajații prin intermediul platformelor digitale (Skype, Viber, Zoom). De asemenea, practică discuțiile „one-to-one”, pentru a fi mai aproape de angajați, a se interesa de sănătatea lor și provocările prin care trec în această perioadă.
•    Moldcell – angajatorul asigură o comunicare transparentă, prin răspunsuri explicite la întrebările angajaților. De la apariția primelor cazuri de infectare în Republica Moldova, compania a format o echipă de gestionare a crizei, care zilnic comunică și coordonează acțiunile necesare pentru continuitatea proceselor.
•    Victoriabank – compania a stabilit un sistem bine pus la punct de comunicare a actelor interne către salariați, care, conform Codului Muncii, trebuie să fie contrasemnate de aceștia. De asemenea, a adoptat o comunicare transparentă, bazată pe necesitățile individuale ale angajaților.